Durant l’année 2012, les formations en ligne que propose l’APMEP sont en phase expérimentale.

Leur développement dépendra bien évidemment de leur succès.
Notre association n’est pas riche, et il ne s’agit pas de grever son budget par un coût trop important si la réussite escomptée n’était pas au rendez-vous.

La solution logicielle choisie, bien que très imparfaite, rentre pleinement dans cette contrainte.

En dehors du coût, notre choix a été déterminé par un certain nombre d’éléments qui nous paraissaient nécessaires pour le bon fonctionnement du dispositif : la simplicité d’accès à la plateforme de formations, l’absence de limitation dans le nombre de participants potentiels, la richesse des outils qu’offre le logiciel, la possibilité d’échange de documents pendant la vidéoconférence, et la possibilité d’enregistrer la formation.

Pour cette première année, notre choix s’est tourné vers LiveMeeting. C’est un logiciel Microsoft un peu ancien, mais dont le prix pour l’éducation défie toute concurrence. Il répond au cahier des charges que nous nous sommes fixés. Par contre il a une limitation forte : il ne fonctionne bien que dans un environnement Windows. Il existe un client web pour Mac, mais il ne permet pas d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel (en pratique, il permet de suivre une formation, mais pas d’intervenir).
Microsoft développe une nouvelle solution appelée Lync qui fonctionnera pleinement sur Mac, mais aussi bientôt sous Androïd. Mais pour l’instant, nous n’avons aucune idée de son prix et il n’y a pas encore de version Education.
Il existe des solutions professionnelles multiplateformes.
Nous les envisagerons si le succès escompté est au rendez-vous !

De quoi avez-vous besoin ?

Pour l’instant, de préférence, d’un ordinateur qui tourne sous Windows.

Pour communiquer avec l’intervenant, il vous faut un micro et des hauts parleurs. Si vous avez un matériel récent, ces deux éléments sont en général intégrés et de qualité, sinon il faudra acheter un « micro casque ».

La webcam n’est vraiment pas indispensable. Durant la formation, il vous sera demandé de la couper. Elle sert éventuellement à la présentation du début.

Avant la vidéoconférence

Après vous êtes inscrit dans la zone réservée du site, vous recevrez un message de ce type dans votre boîte mail :

… has invited you to present at an online meeting using Live Meeting.
Join the meeting.
Audio Information
Computer Audio
To use computer audio, you need speakers and microphone, or a headset.
First Time Users :
To save time before the meeting, check your system to make sure it is ready to use Microsoft Office Live Meeting.
Troubleshooting
Unable to join the meeting ? Follow these steps :
1. Copy this address and paste it into your web browser :
https://www.livemeeting.com/cc/azyl...
2. Copy and paste the required information :
Meeting ID : D6ZWCM
Entry Code : 5$bXdX`#T
Location : https://www.livemeeting.com/cc/azylispro
If you still cannot enter the meeting, contact support

Avant la première utilisation, il faut cliquer sur « Check your system ».
Si votre ordinateur utilise Windows, il suffira de charger le client LiveMeeting. C’est le logiciel qui constitue l’environnement de la vidéoconférence.
Sinon, il faudra passer par un « client léger » qui permet de se connecter à partir d’un navigateur mais avec des fonctionnalités moindres.
Il est conseillé d’installer le client avant la connexion à la vidéoconférence.
Si l’installation s’est bien passée, le logiciel apparaît dans « Tous les programmes » dans l’onglet : Microsoft LiveMeeting 2007.

Au moment de la vidéoconférence

Pour vous connecter à la vidéoconférence, il suffira de cliquer sur « Join The Meeting ».
Une première fenêtre s’ouvre alors dans votre navigateur vous invitant à « joindre une réunion ». On clique sur ce bouton : un onglet apparaît en bas du navigateur :

Le numéro (par exemple 2 ici) signale simplement que c’est la deuxième vidéoconférence que l’on veut joindre. On clique sur cet onglet.
Nouvelle fenêtre indiquant que vous allez accéder à la vidéoconférence et vous permettant généralement d’indiquer ou de modifier votre nom.
Le logiciel s’ouvre sur une page entièrement bleue.

La barre d’outils du logiciel

En premier lieu, bien que vous soyez connecté personne ne vous entend (ni ne vous voit). Il faut activer le micro et accessoirement la webcam.
En haut à droite de votre écran, vous trouverez cette partie de la barre de fonctions :

Cliquez sur le micro et la webcam si vous voulez que l’on vous entende et que l’on vous voit.
A gauche un petit message vous indique que votre microphone est activé et sur la droite, on a maintenant

Pendant la vidéoconférence, tant que vous ne souhaitez pas intervenir, nous vous conseillons de couper votre micro.

Si nous continuons la visite de cette partie de la barre d’outils, nous trouvons « Commentaires ». C’est un onglet important durant la vidéoconférence. A l’aide d’un jeu de couleurs, il vous permet de signaler à l’intervenant que quelque chose ne va pas, que vous voulez poser une question…

Le petit icône jaune à gauche de commentaires ouvre les « notes partagées ». Durant la vidéoconférence, on peut y inscrire par exemple les questions à faire à l’intervenant, ou des remarques …
Juste à gauche on trouve un icône « Documents ». C’est le moyen le plus simple de se transmettre des documents durant la session.

Quelques problèmes plus ou moins faciles à résoudre

Le premier est celui lié à la qualité de votre connexion internet. Il se peut qu’elle soit insuffisante pour accéder dans de bonnes conditions à la vidéoconférence. Un message apparaît généralement au-dessus de la barre d’outils pour vous l’indiquer. Il est difficile de trouver une solution à ce type de problèmes. Le mieux est de se déconnecter et de tenter une nouvelle connexion. Mais rien n’est assuré.
Le deuxième est moins fréquent maintenant qu’il y a deux ou trois ans, mais apparaît quelquefois : on perd tout à coup le son de la session ; impossible d’entendre quoi que ce soit ou de parler. La solution est très simple :
On clique sur l’onglet « Audio-vidéo », puis sur la petite flèche à côté du téléphone marqué d’une croix rouge à gauche. Apparaît le message : « terminer l’appel ».
On clique sur ce message. Immédiatement après apparaît un autre message : « Joindre l’audioconférence ». Nouveau clic et tout rentre normalement dans l’ordre.

Le déroulement de la formation

Durant la vidéoconférence, vous verrez dans la fenêtre du logiciel, sur votre ordinateur, l’écran du présentateur.
Il n’est donc pas toujours facile de refaire en même temps sur votre ordinateur ce que fait l’intervenant. C’est pourquoi chaque formation sera enregistrée et il vous sera possible de la consulter (le lien vous sera envoyé après la vidéoconférence).
LiveMeeting possède de nombreux outils permettant au présentateur de donner la main à un des participants sur son propre ordinateur ou de permettre à chacun de montrer quelque chose de particulier à partir de son propre PC.

Alors, bonne vidéoconférence.